Brev till en VD

Jag har funderat lite på det där med ”vi-känsla” (ditt mail från i höstas). Vad man kan göra för att bättra på den. Delvis har mina funderingar påverkats av arbetet med uppgraderingen av vårt affärssystem.

Att uppträda – och organisera sig  - som ett företag (inte sjutton) vore en bra början, tycker jag.

Under de första ”bolagsåren” frågade man regelmässigt vid alla större samlingar, om vi var ett bolag eller 17 separata. Vi fick aldrig något svar från dåvarande VD. Det var väl hans taktik. Att genom oklara besked göra alla lite osäkrare. En del av hans ”Härska-genom-att-söndra-taktik”. Ett led i att ”behärska” och kontrollera företaget.

Att ”leda” företaget var aldrig någon idé hos förre VD.

Kontroll var lösenordet.

Iden var tydligen att spela ut enheter och människor mot varandra. Att få dem att ”konkurrera” istället för att samarbeta. Resultat av detta är att företaget nästan slitit sig självt i bitar och ibland är mer upptaget med interna tjafs istället för samarbete. Det verkar som om man byggde mycket av rutiner, budgetsystem och affärssystem för att kontrollera, inte för att leda, styra eller utveckla verksamheten.

Löken på laxen har sedan varit den sk ”internhandel” där man lägger ner stor omsorg och tid på att fakturera varandra. Det enda man åstadkommer med detta är – för att citera vår konsult – ”Intern värmeutveckling”. Samtidigt som vi inte tjänar en enda krona på det. Bara det vi säljer externt ger inkomster.

Eftersom vi genom detaljstyrning och extremt detaljerade budgetar driver vad man i ett makroekonomiskt sammanhang skulle kalla för ”planhushållning/planekonomi”, passar internhandeln dåligt in i systemet.

Vi är ju ett budgetstyrt företag!

Vi försöker att införa inslag av marknadsekonomi (internhandeln) i planhushållningen. Sett ur ett makroekonomiskt, historiskt perspektiv skulle man kunna kalla detta för ”blandekonomi”. Ett begrepp som Sverige (tidigare) blivit mycket kritiserat för av utländska ekonomer.

Detta har hos oss lett fram till sådana absurda saker som att den enhet som levererat mest till Finland får det sämsta resultatet eftersom den interna prissättningen leder till detta. (Samtidigt som det naturligtvis är bra för företaget att vi säljer våra grejor).

Ville man ha självstyrande/självständiga enheter (=Intern fri marknadsekonomi), skulle man ju ha satt upp ett mål för verksamheten, som t ex.:

-Du ska med din enhet och din personal tjäna minst xx kr. Hur du gör är upp till dig.

Inget mer!

Vi har i ”implemeteringsdelen” av uppgraderingen av ekonomisystemet snuddat vid dessa saker flera gånger. Systemets logiska uppbyggnad hanterar tillverkningskostnader, prissättning, lagervärden, lagervärdering och lagerförflyttningar på ett arbetsbesparande sätt (håller man sina lageruppgifter rätt, får man som bonus rätta lagervärden på rätt lagerplatser, kan se sina försäljningsmarginaler mm).

Det man i ett sådant här perspektiv kan se framför sig är, då en bokföring där man kan se vad det VERKLIGEN kostar att tillverka olika artiklar. Vad det kostar att flytta dem etc. och där alla ska ha som mål att sälja den artikel som ger största täckningsbidraget/intäkten.

För den verksamhet, som jag jobbat mest med, får det oerhörda konsekvenser (att slopa internpriserna), eftersom vi hittills dragit in massor av ”interna kronor” på de internpriser som tillämpats. Tyvärr är det ju mest ”intern glädje” då det inte blir några pengar förrän produkten blir såld. Sveriges Radio (där jag arbetade en kortare tid på sjuttiotalet) hade då ett interndebiteringssytem, som aldrig blev någon succé. Så fort det var frågan om pengar var den första frågan om det var riktiga kronor eller ”dinarer” (=interndebiterade pengar).

På produktkalkylsidan kommer vi aldrig att hitta några guldkorn i uppföljningarna/kalkylerna, för de finns inte. Istället kommer man att upptäcka (vilket vi redan vet) att stora enhetliga batcher med höga utbyten ger den bästa ekonomin (Halsbergs melodi sedan många år). Men vi kommer att kunna klä vårt vetande i siffror och procent. Vi kommer att med större säkerhet kunna räkna fram ett pris för kontraktstillverkning t ex. Ett pris som vi vet håller (om inte vädret/frosten lurar oss). Personer som Hans t ex. har haft detta kunnande inbyggt i hjärnan, men han har ju lämnat oss. Andra kommer att lämna oss (nån gång blir vi ju pensionerade t ex) och då försvinner deras kunskap. Bra då att ha en ”sifferbank” på det som hänt.

De som vi samarbetar med för att sjösätta affärssystemet har funnits på marknaden sedan början av 70-talet. De har en stor erfarenhet av affärsorganistation och eko-administrativa system. De hade inte varit kvar, eller haft den positionen, om de inte vetat vad de pratat om, eller sålt ett dåligt system.

Deras projektledare och utredare har dessutom omfattande och mångårig erfarenhet av hur man organiserar tillverkningsprocesser och ekonomiadministration och är därför värda att lyssna på. Som verksamhetskonsult/affärskonsult spänner de över ett stort antal företag både i Sverige och i utlandet. I manår räknat är deras erfarenhet långt, långt större än vår.

Många av våra processer hade kunnat bli (kan bli?) både bättre, billigare och rationellare om vi tillsammans med dem kunnat diskutera igenom de problem som finns och löst dem i god tid.  Jag kan försäkra dig om att det har varit många förvånade och höjda ögonbryn hos dem när de sett våra lösningar. Ännu högre har ögonbrynen åkt upp när de när förstått att vi inte velat åtgärda våra ”underligheter”.

Bra är i alla fall att det verkar vara en lösning på ”g” för order- artikel- och lagerhantering, vilket ju i alla fall är grunden för en ordnad affärsverksamhet (vi har haft det sedan 1994, det kostade 120000 då).

Kraften och ”rörelsen” i projektet är nu de sk ”superanvändarna” (vilket begrepp!). Projektet rullar på och kommer att hålla sig igång så länge man kan hålla dem motiverade och engagerade. Det är min bedömning (och även konsultens).

Konsulten satsar i första hand på att föra ut kunskap och kompetens ner till superanvändarnas relativa gräsrotsnivå. Konsulten är medveten om vad ”superanvändarna” betyder för projektets fortsatta överlevnad och framgång. De har, genom sin långa erfarenhet att implementera projekt, ett mycket större ”underifrån-perspektiv” och ambition till verklighetsanpassning än vad som tidigare har varit fallet hos oss.

De vet att där slutanvändarna inte är med från början, och där verklighetsanpassningen är dålig, där är risken stor för ett misslyckande. Samma sak säger alla andra datakonsulter som jag har pratat med. Tyvärr började detta projektet med liten ”gräsrotsmedverkan”, men det har, tack och lov, vridits mer och mer åt slutanvändarhållet.

Det om det. Det blev en del utläggningar om det ena och det andra. Sammanfattningsvis menar jag nog ungefär såhär (för att öka ”vi”känslan).

·         Vi ska vara  ett företag, inte sjutton. Det är vår största kraft jämfört med andra företag.

·         Vi ska uppträda enhetligt utåt mot kunderna

·         Vi ska arbeta så smidigt och arbetsbesparande som möjligt internt.

·         Vi ska samarbeta internt, inte lura varandra, eller tjäna pengar på andra enheter. Pengarna ska tjänas på externa kunder.

·         Vi ska producera så billigt som möjligt och det ska vara möjligt att följa upp varje batch/produkt (går inte nu).

·         Vi ska inte krångla till den interna administrationen. Vi är inget multinationellt företag. Vi styrs av vår budget mao, internt har vi planekonomi.

Kriteriet för oss som företag skulle bli – ur den mer enhetliga, samarbetsfrämjande varianten - att vi som företag gör ett så bra ekonomiskt resultat som möjligt. (luftigt och bra, va!)

Kriteriet för om en enhet/region lyckats skulle då bli att man höll budgeten, alternativt producerade sina grejor till en låg RÖRLIG kostnad. (Var man väljer att redovisa ”ärvda” kapitalkostnader, spelar mindre roll).

Som personlig fundering (och som även diskuterats i SACO-klubben) tror jag, att det mest rationella antagligen vore en produktionsorganisation (som producerar så rationellt som möjligt) och en försäljningsorganisation (obunden till producerande enhet) som ska se till att allt som produceras blir sålt.

Hälsningar från

Torgny Bergström

Tillbaka